Tips en tricks voor een beursdeelname

Michiel Decrock presenteerde op 10 februari op de FIT-Exportbeurs een checklist voor een succesvolle deelname aan beurzen in Duitsland.

  • Michiel Decrock op de FIT-Exportbeurs: tijd is geld, net daarom is een beursdeelname een interessant marketingtool!

Michiel Decrock van ons beursteam bij AHK debelux gaf vandaag op de virtuele FIT-Exportbeurs een overzicht van de voordelen voor bedrijven die in Duitsland aan vakbeurzen deelnemen en belangrijke aandachtspunten.

Talrijke Belgische bedrijven exporteren hun producten en services naar het buitenland. Duitsland is hiervoor de belangrijkste afzetmarkt. Dat verklaart de grote interesse van Belgische firma’s in Duitsland als beursland. Maar welke beurs is de juiste? Duitsland voert wereldwijd de ranglijst aan als het gaat over vakbeurzen. Wat heeft men nodig voor een succesvolle beursdeelname, zodat ook de investering loont?  

De juist beurs kiezen

Michiel geeft antwoorden in zijn presentatie, die door ongeveer 80 geïnteresseerde deelnemers van de exportbeurs gevolgd wordt. Kiezen is verliezen. „Allereerst moet je weten welke doelmarkt je wilt bereiken: is de afzet eerder regionaal of internationaal georiënteerd. Afhankelijk daarvan, kan je een grote internationale of eerder regionale beurs kiezen. Ook het doelpubliek is doorslaggevend: wil je andere bedrijven in de sector ontmoeten of kies je voor direct contact met de eindverbruiker – kortom, kies je voor een B2B- of B2C-beurs?” Bedrijven die daarnaast ook op de hoogte willen blijven van politieke en/of beleidsmatige ontwikkelingen, hebben baat bij een beurs met een ruim kaderprogramma van conferenties. AHK debelux biedt geïnteresseerden een handige kalender met beurzen in Berlijn, Hamburg en Stuttgart. Een ruimer overzicht van het gehele aanbod van beurzen in Duitsland is terug te vinden op de website van AUMA, de Duitse vakbeursfederatie.

Twaalf maanden voorbereiding

Zodra de keuze voor een beurs vastligt, kan de voorbereiding beginnen. Reken als firma toch al snel twaalf maanden voorbereidingstijd. “De grootste stand is niet altijd de beste! Vandaag is het vooral de storytelling achter de producten of services die veel beursbezoekers zal bekoren. Bedrijven nemen daarom best wat tijd voor de inhoudelijke invulling van hun beursdeelname”, aldus Michiel, die zelf bij AHK debelux beurzen in Hamburg en Stuttgart opvolgt.

Naast inhoud vergt een beursdeelname ook logistieke voorbereidingen: tijdig verblijf boeken, transport, taakverdeling voor werknemers die de beursdeelname in goede banen zullen leiden. „Het is belangrijk om een centrale opvolging voor de communicatie met de beurs in te richten, zodat er zeker geen informatie verloren gaat. Kies voor een centraal en makkelijk e-mailadres“, tipt hij.  

Fysiek noodzakelijk voor zintuigsectoren

„Loont het zich de moeite?“ Dat is een vraag die ons beursteam bij AHK debelux vaak krijgt van ondernemingen. Beursdeelnames hebben een prijskaartje, kosten personeel en nemen tijd in beslag. „Ja, zeker!“, zegt Michiel, "Maar jij krijgt er ook veel terug!". Meer dan 2300 Belgische exposanten op Duitse beurzen zijn hiervoor jaarlijks de beste graadmeter.  Vooral zintuigsectoren zoals de voedingsbranche zetten in op onze oosterburen. Ook de verplichte pauze in coronatijden kon de honger niet stillen. “Veel bedrijven staan weer in de startblokken voor een fysieke beursoptreden. Vele van hen zien in de digitale varianten geen volwaardig of langdurig alternatief”, volgens Michiel. Fysieke beurzen voor de voedingssector bespelen alle zintuigen die nodig zijn voor zakelijk succes in deze branche. „Toch zullen digitale tools niet helemaal verdwijnen. We verwachten dat zij ook in de toekomst verder een aanvulling of onderdeel van beurzen zullen blijven en dat kan voor kleine bedrijven met weinig budget voor digitalisering voordelig zijn.”

Beurzen: alles op één plaats

Het is zover en de eerste dag van de beurs breekt aan. Zorg ervoor dat er altijd iemand op de stand aanwezig is, de stand net blijft en deze genoeg kansen biedt om een gesprek aan te knopen. Nieuwe producten of prototypes zijn een ideale ijsbreker. Om eigen producten nog meer in de verf te zetten, biedt de deelname aan eventuele prijsuitreikingen op de beurzen extra kansen. „Er zijn zelfs bedrijven die hun hele productielijn afstemmen op het ritme van de beurs om zo het allernieuwste te kunnen voorstellen”, spreekt Michiel uit ervaring. „Vaak zijn het kleine of relatief jonge ondernemingen die zich vragen stellen bij een tijdrovende beursdeelname. Maar op een beurs exposeren is een unieke kans om op een centrale plaats alle belangrijke klanten te ontmoeten, nieuwe deals af te sluiten en de concurrenten te observeren.”   Bovendien bieden veel beurzen in Duitsland tegenwoordig starterspakketten aan die de drempel voor deelname van start-ups verlagen.

Na de beurs is voor de beurs: follow-up essentieel

Beurzen zijn volgens onderzoek van de Duitse vakbeursfederatie AUMA het belangrijkste marketingtool voor heel wat ondernemingen, direct na de website. Dat maakt dat de follow-up des te belangrijker is. “Wanneer de beurs voorbij, begint er een interessante fase“, benadrukt Michiel. “Nu is het tijd om de gesprekken en producten te evalueren, partners te contacteren en offertes op te maken.” Belangrijk is ook om de evaluatie van de beursdeelname en mogelijke verbeteringen vast te leggen. “Opdat de volgende editie nog beter zou worden, moet alles goed gedocumenteerd worden.” Een goede follow-up kann tot 2 maanden na de beurs duren. “Feedback voor de organisatoren helpt ook om de beurzen nog beter te maken. Ook grote professionele beursorganisaties zoals die in Duitsland blijven constant leren.”

In het koort: Drie goede tips voor meer succes op Duitse beurzen:

Contact

Back